Choisir un outil de gestion du temps et activités pour la réussite de l’entreprise

Le fait de déclarer les temps est nécessaire à la bonne marche de votre entreprise. Si vous pouvez lier une activité à chacun de ces temps, ce serait encore mieux. Justement, le logiciel gestion du temps vous permet de faire les deux à la fois.

Choisir un outil de gestion du temps et activités pour la réussite de l’entrepriseLes débuts du logiciel de gestion du temps

Depuis sa création, le logiciel gestion du temps a fait un long parcours. Désormais, il tient un rôle important, dans le perfectionnement du travail de l’entreprise. Ci-dessous les parcours du logiciel de gestion du temps :

Les ressources humaines ont commencé à utiliser l’informatique avec les logiciels de paie. A ces temps-là, la gestion du temps n’était considérée que comme option supplémentaire. Il se limitait à une collecte primitive des temps de travail de chaque salarié. C’était donc la gestion de la paie qui avait le rôle principal au sein du SIRH.

Points déterminants qui ont fait basculer l’histoire

Au cours du temps, on a remarqué que des programmes prévus cohérents dirigés par les responsables de service offrent de la flexibilité. De ce fait, ces plans rendent l’entreprise plus efficace, et garantissent l’égalité des salariés.

De plus, pour une gestion administrative efficace des ressources humaines, il fallait rendre automatique l’ensemble de leur tâche. A savoir le dénombrement des temps de présence et d’absence. Tout cela, bien sûr, dans le respect total des lois, conventions collectives et contrats d’entreprise existants.

Respect des obligations légales tout en gardant l’équilibre social

Au fur et à mesure, et principalement avec l’ajout des 35 heures, la gestion du temps et la programmation se compliquent. Ainsi, il est devenu nécessaire de comptabiliser la RTT, les heures supplémentaires, et hypothétiquement de l’annualisation, pour monter un planning prévisionnel. Pour s’accommoder aux exigences des 35 heures, chaque service a l’obligation de renforcer ses nombres de périodes de travail.

Au départ, la gestion du temps pouvait se faire facilement, à l’aide d’un support papier ou d’un outil bureautique (ex : Excel). Actuellement, avec la venue de ces nombreuses réformations, c’est devenu un peu plus compliqué, et nécessite l’utilisation d’un outil adéquat : le logiciel gestion du temps.

Le devenir de la gestion du temps et la planification, en pivot stratégique

Sans l’utilisation de cet outil adéquat, la gestion du temps de travail semble devenir un parcours de combattant. Les créateurs de logiciel gestion du temps, commencent à être sollicités par toutes les entreprises qui en prennent conscience.

Ces organisations commencent par utiliser des solutions standardisées, pour s’apprivoiser avec la présence du logiciel dans leur travail. Peu à peu, les services RH distinguent d’autres problématiques (planning, recensement des temps, export de présences et d’absences, demandes de congés,…), liées à leur fonction. Ils les ont soumis aux éditeurs du logiciel de gestion de temps, pour avoir une solution appropriée.

Grâce à toutes ces péripéties, même si la gestion de paie reste une option indispensable au développement d’une entreprise, le cœur du SIRH avance petit à petit vers la gestion du temps. Effectivement, le logiciel de paie ressemble plus à un outil administratif. Tandis que, le logiciel de gestion du temps permet d’améliorer les plannings et de mettre en place une équité entre les salariés. Cette optimisation offre la possibilité d’un gain énorme de temps, grâce à l’accès instantanée aux informations par le service RH.

Progression et amélioration de la gestion du temps

Les produits RH s’améliorent, et les utilisateurs touchés changent. Des options supplémentaires s’ajoutent au duo « gestion du temps/paie ». Ils rendent les équipes managériales plus efficaces, et les salariés plus autonomes.

En faveur de sa première utilisation, la gestion du temps permet un accès privé à l’employé (demande de congés, permissions, saisies de notes de frais,…). Cette pratique évite la saisie en double,  stoppe les erreurs et permet un gain de temps à l’ensemble de la société. Au final, chaque employé de l’entreprise consulte et met à jour le planning.

Modification des solutions

On distingue même que la mise en forme de ces solutions ont évolué de manière progressive.  Dorénavant, le SaaS (Software as a Service) ou logiciel en tant que service, privilégie la pratique « où je veux, quand je veux », à l’aide des logiciels fixés sur des serveurs externes.

En outre, les dernières trouvailles technologiques comme les applications Smartphones, ou les badgeuses tactiles, admettent une utilisation plus pratique.

Lien professionnel entre la gestion du temps, et les logiciels de paie

Ayant gagné sa place au centre du SIRH, la gestion du temps communique toujours avec son entourage. Cela se fait à l’aide des portails vers les autres logiciels (paie, congés et absences, suivi RH, notes de frais,…) qui constituent ce système.

De plus, par-dessus les programmes prévisionnels et effectués, les données issues des logiciels de gestion du temps offrent une étude plus complète des temps de travail. Ainsi, le logiciel de gestion du temps, n’est plus une option supplémentaire, mais devient carrément un outil de prise de décision.

En permettant une visibilité illimitée sur les temps de travail, selon les besoins et les activités, le logiciel de gestion du temps étudie le travail de chacun pour améliorer la productivité de tous.

Une solution efficace pour la gestion du temps

En résumé, le logiciel de gestion du temps est composé de plusieurs constituants :

Les heures supplémentaires : le salarié en fait les déclarations et demandes en ligne. Celles-ci sont immédiatement transmises et traitées par le manager.

La proclamation des activités : Le salarié se doit de joindre une activité à un temps. Cette association permet au responsable de calculer la rentabilité d’un projet et du salarié.

Le time Tracking (badgeuse dématérialisée) : Les employés commencent leur journée en appuyant sur un bouton «je démarre/termine ma journée ». Ils cliquent sur ce même bouton quand ils finissent leur travail. Chaque clic est automatiquement géolocalisé par le biais de leurs adresses IP.

 D’autres fonctionnalités peuvent être ajoutées au logiciel, selon les besoins de chaque entreprise. Vous pourrez en plus, profiter d’un planning sous forme de GANTT.