Notes de frais 2018 : ce qui change

Le service comptabilité ou le service des ressources humaines, selon le type de structure, est confronté chaque année à la déclaration des notes de frais des employés d’une entreprise. Tous les ans, l’URSSAF publie les nouveaux barèmes et taux de TVA applicables sur les différentes notes de frais possibles. Quelles sont les nouveautés en 2018 ?

Notes de frais 2018 : ce qui changeRappel sur les notes de frais

Les notes de frais permettent aux salariés d’une entreprise de se faire rembourser des frais générés dus à leur activité professionnelle, dans l’intérêt de l’employeur et de la société dans sa globalité. Généralement, les comptables ou responsables RH se chargent de réunir l’ensemble des notes de frais du personnel régulièrement, chaque semaine ou chaque mois, afin de bien tenir les comptes de l’entreprise tout en remboursant les employés des frais dus à des déplacements professionnels, des repas d’affaires, des réservations de logement, etc. Pour les aider dans ce travail de gestion, ils ont la possibilité d’utiliser un logiciel ndf.

Les changements en 2018

Indemnités kilométriques

Une indemnité kilométrique est versée à tout salarié utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles. Le barème déterminant le plafond des indemnisations n’étant publié que fin février, il faut aujourd’hui encore se baser sur le barème de l’impôt sur le revenu de 2016.

Notes de frais de restauration

Lorsqu’un employé est contraint de se restaurer à l’extérieur ou en tout cas d’une manière où il engendrerait des frais imprévus, il perçoit de la part de son entreprise une indemnité de restauration. Deux choix dans cette situation : il peut être remboursé « au réel », avec le biais d’un justificatif qui doit comporter la date, la TVA et l’objet de la dépense, ou de manière forfaitaire. Dans ce cas, l’indemnisation est plafonnée à 18,60€ pour les employés allant au restaurant et 9,10€ pour les salariés sur un chantier.

Indemnités de logement

C’est le même principe que pour les frais de restauration, les indemnités d’hébergement peuvent être perçues de deux manières, au réel ou au forfait. Dans le cas du remboursement forfaitaire, le plafond en 2018 est de 66,50€ pour Paris et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val de Marne. Il est de 49,40€ partout ailleurs en France.

Tickets resto

Chèques restaurant, tickets restaurant, titres repas, chèques déjeuners… Ils portent des noms divers mais désignent tous le même service, c’est-à-dire un titre papier avec un montant prédéfini qui permet aux employés de déjeuner sans dépenser leur argent personnel. La part patronale pour ces titres restaurants en 2018 est exonérée de toute charge et est plafonnée à 5,43€.