Gestion des congés : comment rester productif malgré le manque d’effectif ?

Le plus souvent, l’organisation des congés dans une entreprise est sous l’autorité de l’employeur ou gérée par des responsables RH. La placedu chef d’entreprise par rapport au congé doit d’ailleurs être sous le respect des prescriptions légales et conventionnelles qui régissent le congé. Conventionnellement, la période de congé au sein d’une entreprise se situe entre le 1er mai et le 31 octobre. C’est le chef d’entreprise qui peut ensuite définir les dates précises pour les départs en vacances. Cependant, il n’est pas évident pour une entreprise de gérer les départs en vacance. Le début des congés reste un moment particulier pour les entreprises car il va falloir gérer les absences tout en assurant que les activités de l’entreprise continuent. Dans cet article, nous vous donnons des conseils pour une meilleure gestion des départs en congé.

Gestion des congés : comment rester productif malgré le manque d’effectif ?Comment gérer les congés d’été ?

En effet, ce ne sont pas toutes les entreprises qui ferment leur porte pendant les congés d’été. D’ailleurs, même les petites entreprises et les startups restent à l’écoute de leur client pendant les semaines de vacances. Pour la plupart des entreprises, l’inactivité durant les périodes de congé en été peut sembler une grosse perte. C’est pourquoi les boites proposent des permanences pour pouvoir mieux gérer les départs en congés l’été et permettre à l’entreprise de continuer son activité malgré le manque d’effectif. Mais malgré le fait que cela reste une bonne décision pour une entreprise de continuer ses activités durant l’été, cela peut se transformer au fiasco si les préparations nécessaires ne sont pas faites.

Certes, l’ouverture d’une entreprise durant les vacances d’été sollicite pas mal de conditions pour pouvoir être un succès. Les clients ne doivent aucunement ressentir une diminution dans la qualité de la prestation. Pour ce faire, il va donc falloir considérer trois conditions indispensables.  

Assurer des remplaçants pour chaque poste

Il reste judicieux pour une entreprise de prévoir le remplacement des postes durant toute l’année pour mieux appréhender les départs en congé et assurer une constante productivité. Cette méthode est d’ailleurs utile pour tous les absences de titulaire. Pour ce faire, il est recommandé d’effectuer un remplacement fréquemment dans l’année pour que le remplaçant puisse se familiariser davantage aux méandres du poste.Et afin de mieux s’organiser face à ce genre de situation, les responsables RH ou le chef d’entreprise en charge des départs en congé peuvent utiliser des outils comme un logiciel de congé pour optimiser la gestion de la présence du personnel.

         Passation des tâches et des dossiers à traiter

Le remplacement ne doit pas faire objet d’un frein pour une entreprise. C’est la raison pour laquelle le titulaire du poste doit faire en sorte que la personne qui le remplace soit au courant de tous les documents en attentes, des informations reçus ou encore des démarches à effectuer à une date particulière, etc… Le travail doit ainsi continuer comme si aucun congé n’a été pris.

         Miser sur la confiance interpersonnelle

Certes, il n’est pas évident de transmettre des dossiers à son remplaçant. Toutefois, pour le bien de l’entreprise, il va falloir s’arranger avec son substitut en lui donnant toutes les informations nécessaires pour que le travail soit bien réalisé.

Pour des transmissions de travails optimales, il faut tout d’abord qu’une atmosphère de confiance règne au sein de l’entreprise. Le titulaire du poste comme son remplaçant ne devrait jamais rendre difficile le tâche de celui qui va suivre et se respecter mutuellement. Faire part des erreurs ainsi que d’éventuels problèmes durant les échanges de postes permet d’éviter les mauvaises surprises.

Peut-on refuser un congé à un salarié ?

L’été est généralement la période pour poser des jours de congés. Profiter du beau temps et se ressourcer est même un droit en tant que salarié. Toutefois, depuis l’application de la loi El Khomri, il est désormais dans le pouvoir de l’employeur de fixer les périodes de congé payés. Néanmoins, il doit être fixé par convention ou par accord d’entreprise. Mais l’employeur peut aussi refuser une demande du congé au salarié depuis la mise en vigueur de la loi.

         Les modalités de congés

Conventionnellement, tout salarié d’entreprise dispose d’un droit de congé payé chaque année qui se compte de 2,5 jours à chaque mois à la charge de l’employeur. La durée du congé prise en une seule fois ne peut excéder 24 jours sauf cas exceptionnel. Un congé de 12 jours ouvrable doit être continue et pour une durée supérieure, il peut être fractionné.

         Le refus de congé

Depuis l’adoption de la loi Khomri, un employeur a le droit de refuser une demande de congé. Toutefois, le refus de ce dernier doit être justifié par une période de forte activité ou un service continue à assurer. Dans un cas de refus, le salarié pourra alors choisir de nouvelle date. Afin de gagner du temps, les demandes de congé peuvent être mieux gérées au sein d’une entreprise avec l’utilisation de la gamme de logiciel ManaTime.

Il reste préférable de gérer les congés au sein d’une entreprise en utilisant des logiciels de congé pour faciliter les échanges entre les employés et l’employeur. Ce dernier doit d’ailleurs informer la date des congés à ses employés au moins deux mois avant le début de la période de congé, et ne peut modifier la date moins d’un mois avant la date prévue. Autrement, l’employeur doit expliquer les motifs du refus individuellement au salarié.

                        Quels congés ne peuvent être refusés ?

D’après le Code du travail, il existe des congés que l’employeur ne peut refuser au salarié. Un salarié peut donc bénéficier de congé à la suite d’un événement familial comme un décès ou encore un congé parental. Les congés pour la création d’entreprise ou pour une formation ne peuvent pas être également refusés.

                        Lee cas des vacances imposés dans l’entreprises

Habituellement, l’employeur peut imposer des congés payés aux salariés durant la fermeture de l’entreprise pendant la période estivale. Cette période doit cependant être notifiée par une convention collective de la société.

                        Les motifs religieux

Dans le monde du travail, il reste encore difficile de traiter de manière égale toutes les religions qui s’y côtoient. Cependant, la loi du travail stipule que qu’il est possible de s’absenter à l’occasion d’une fête religieuse pour 3 jours selon une liste accordée par l’Etat. L’employeur ne pourra refuser que si l’absence du salarié mette en péril le bon fonctionnement de l’entreprise.

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