Le choix d’une agence ou d’un freelance pour la saisie de données peut s’avérer complexe. Les prestataires sur le marché ne manquent pas. D’où la difficulté de trouver celui qui répondra à nos attentes. Pour trouver la bonne offre, il faudra prendre en compte quelques critères.
Considérer le pays du prestataire en saisie de données
La localisation géographique est une condition à ne pas négliger lorsqu’on va choisir un prestataire en saisie de données.
La plupart des entreprises choisissent un professionnel localisé dans la même région qu’elles. Et pour cause, cette option présente plusieurs avantages :
- La proximité géographique
- La possibilité de faire des rencontres physiques et téléphoniques pour mieux mettre en œuvre le traitement des données.
La possibilité d’évaluer l’expertise du professionnel
Par ailleurs, il existe d’autres entreprises qui optent pour l’externalisation de la saisie de données auprès d’un prestataire situé dans une autre région, voire un autre pays.
Cette option comporte également son lot d’avantages :
- Main d’œuvre attractive
- Multitudes d’expertises
- Flexibilité
- Qualité de service
Vérifier les compétences de l’agence en saisie de données
Pour assurer une excellente qualité de services, le chef d’entreprise doit prendre en compte l’expertise du prestataire avant de l’engager.
Pensez à vous informer sur le parc informatique de l’agence d’externalisation de saisie de données si vous souhaitez jouir d’une prestation fiable.
Prenez aussi en compte ses techniques de prise de notes.
Pour aller plus loin, le donneur d’ordre peut aussi se renseigner sur les méthodes de recrutement adoptées par la société de saisie de données. Il doit être en mesure de connaître les profils des salariés qui travaillent dans l’agence saisie de données.
Prendre en compte le délai de réalisation
Dans le cahier des charges, vous avez certainement défini un délai d’exécution. L’agence de saisie de données doit être capable de finir ses missions sur la période que vous avez fixée. Dans tous les cas, prévoyez des écarts de délais pour faire face aux imprévus.
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L’image de l’agence de saisie de données
L’image de l’entreprise est un facteur primordial dans le choix d’une agence. A-t-elle des références ? À quoi ressemble son site web ? Qu’en est-il de sa notoriété en ligne ? Partage-t-il les mêmes valeurs que mon entreprise ? Voilà autant de questions à se poser avant de choisir un prestataire pour la saisie de données. N’hésitez pas non plus à contacter des clients pour avoir une idée de la qualité des services proposés.
Les certifications d’un prestataire en saisie de données
Une agence d’externalisation n’est pas dans l’obligation d’avoir des certifications. Néanmoins, il s’agit d’un « gros plus » qui constitue un gage de fiabilité.
Une entreprise qui dispose de la certification ISO 9001, par exemple, est tenue de respecter les normes qualitatives et de proposer à ses clients des prestations conformes aux règlements.
Un prestataire fiable doit aussi être en règle avec le RGPD. Il doit par conséquent tenir un registre de traitement et le mettre à jour. Le prestataire doit également respecter les processus de modifications et de suppression des données.
Le respect du secret professionnel
Voilà une qualité essentielle pour toute agence de saisie de données qui se respecte. Étant donné qu’il est amené à avoir accès à des données confidentielles, il doit s’assurer de les garder secrets.
Un prestataire fiable doit respecter la propriété intellectuelle des données, mais pas seulement. Il doit aussi considérer les délais de stockage et de destruction des données après leur traitement.
Vous connaissez désormais pourquoi il est important de faire appel à un prestataire spécialisé (qu’il soit un freelance ou une agence d’outsourcing). Confier l’externalisation de la saisie de données à des professionnels permet non seulement de vous recentrer sur votre cœur d’activité, mais aussi de vous fournir un travail de qualité. Néanmoins, cette solution présente des risques (perte de qualité, crainte de backsourcing, perte d’autonomie, fuite de compétences…). D’où la nécessité de bien choisir son prestataire.
